conpte rendu réunion du 03 septembre 2010 - préparation bourse

REUNION DU 03 SEPTEMBRE 2010

Membres présents : Ergys, Valérie, Isabelle, François L., Karine, Laurent, Jacques, Xavier, Cyril, Thomas, Manu, Guillaume, John.
Membres absents :
Membres excusés : François 2le, Agnès, Sébastien
Début de séances à 21 h 00


1 – Liste des adhérents disponible avec les horaires pour le samedi et le dimanche

Personnes disponibles pour le samedi, début des festivités à 8 h 30 au club :
Ergys, Val, Isabelle, François, Karine, Laurent, François 2le, Jacques, Xavier, Cyril, Sébastien, Manu, Thomas, Claude, Léon ; John et Aymeric,
Personnes disponibles le dimanche :
Idem samedi + Guillaume

2 – Rappeler qui doit prendre les remorques

Les remorques doivent être apportées par Ergys, Laurent, François 2le, Jacques. Attente de confirmation pour la benne.

3 – Rappelle des horaires de montage du samedi

Le samedi 25/09 rendez vous devant le club à 8 h 30 pour tout le monde, distribution des taches de chacun sur place, 4 personnes environ iront à la salle pour la préparation des tables.
Le dimanche 26/029 Karine et Laurent seront à la salle du Doyenné dès 7 h 00 pour l’accueil des vendeurs matinaux. Le reste de l’équipe est attendu pour 8 h 00.

4 - Attribuer un rôle a chaque volontaire pour le samedi et surtout le dimanche

Accueil et Tombola (enveloppes) Ergys et François
Bar Claude et Isabelle
Caisse Karine et Karine (guillaume)
Guillaume rappelle qu’il faut des passe cable pour la protection au sol.

5 - Faire le point sur les lots (+ remerciements aux fournisseurs)

Il y a environ une 100aine de petits lots.
Moyen lots : entrée aquarium + nourriture poisson
Gros lot : refaire le tour des animaleries et grande surface

6 – trouver gros lot

Voir point 05

7 – Vérifier le matériel (bacs, pompe, tuyaux etc…)

Le point sera fait le mercredi 07 septembre et vendredi 10 septembre point sur les lots et bar

8 – Faire le point sur les inscriptions (vendeurs) à la bourse

A l’heure actuelle il y aura :
4 bacs consacrés au marin
18 bacs eau douce dont 1 plante et crevette
4 bacs eau froide
3 bacs minimums pour le club

9 – Faire le point sur la publicité papier + radio

Valérie nous confirme la mise à jour du site des 4A
Mais également que de la publicité gratuite sera faite sur les panneaux lumineux de la ville et dans l’agenda municipal, que 15 radios nationale et locale ont été contacté et qu’elles nous feront connaitre par le biais de la rubrique agenda de la semaine 5 fois par jour jusqu’à la bourse.
RCF souhaite faire une interview pour mieux connaitre le projet.
Ouest France et le courrier de l’ouest mettrons l’annonce dans la rubrique agenda le lundi et le vendredi.
Des annonces sur annonces sur différents site aquariophile ainsi que le bon coin à été fait, ainsi que sur maville.com accompagné d’un article.
Guillaume se propose pour imprimer les affiches en A3.

10 – Faire le point sur la réservation de la salle, assurance, buvette

La salle est ben réservée et assurée, mais nous n’avons toujours pas de réponse concernant l’autorisation de la buvette.

11 – Buvette et sandwicherie

Le point sera fait avec Claude le vendredi 10 septembre à 20 h 30.

12 – Organisation d’une visite du club (à confirmer)

Pas de visite du club mais passage d’un diaporama sur écran PC portable ou TV à l’entrée de la bourse.

13 – Nettoyage des bacs avant visite un vendredi soir lors d’une soirée bricolage

Annuler (vois point 12)

14 – Distribution des tracs

Valérie distribue sur la roseraie
Manu sur le lac de Maine
Karine sur Avrillé Feneu, Montreuil, Bouchemaine
Isabelle Terra Botanica
François Beaucouzé
Xavier
Guillaume Trélazé
John Tiercé
Aymeric bd Gaston Birgé
Thomas IUT, Jean Moulin, Beaufort,
Ergys quartier Ney et Pré-pigeon.

15 – proposition d’un buffet d’accueil avec exposant

Pas de buffet mais un apéro (Kir) offert.

16 – invitation membre de la mairie, radio etc… pour inauguration

Une invitation des membres de la mairie, les fournisseurs et publicitaires sont invités à passer à la bourse, un verre leur sera offert.

17 – Questions diverses

Après un tour de table aucune question.

18 – Sortie Coulaines (72) le 12 septembre, point sur inscription et voiture

Une feuille d’inscription est au club, pour l’instant seront présents :
Karine et Laurent, Isabelle, Elian (fils Ergys) François et Thomas.

Fin de séance 23 h 00

ellyzza a écrit:

la publicité gratuite sera faite sur les panneaux lumineux de la ville

Je l'ai vu trop cool et ca donne trop bien